De UGent is een plek waar medewerkers en studenten graag zijn. Ze kunnen er studeren en werken rond onderwerpen die hen interesseren en hun talenten en kennis inzetten voor de uitbouw van onze academische gemeenschap. Toch horen we te vaak signalen van studenten en personeelsleden die het moeilijker hebben. De werkdruk zorgt voor veel stress, soms zelfs voor uitval en burnout. Sommige collega’s en studenten hebben het gevoel bij klachten en problemen geen gehoor te krijgen, en het vinden van oplossingen voor problemen neemt vaak te veel tijd in beslag.
We willen daarom sterk inzetten op het verbeteren van het welzijn van alle studenten en medewerkers aan onze instelling. Zo maken we van de UGent een plek waar het nog beter en fijner is om te werken en te studeren, en waar elk lid van de UGent-gemeenschap zich veilig en gewaardeerd voelt. We zien welzijn als een fundamentele pijler van het universitaire ecosysteem en willen met een geïntegreerde aanpak de verschillende actoren en acties rond welzijn aan onze instelling versterken.
Welzijn staat immers niet los van de kerntaken van de universiteit en de manier waarop we het studeren, het onderzoek en het werken omkaderen. Gezonde voeding in onze restaurants en cafetaria’s, ruimte om te bewegen en te ontspannen, het stimuleren van sociale verbondenheid en cohesie binnen vakgroepen, onderzoeksgroepen en diensten via inclusieve evenementen, lunchseminaries, mentorprogramma’s, buddysystemen … zijn essentieel voor het welzijn van iedere UGent’er. Ook onze infrastructuur is van belang: gebouwen die zowel in de winter als in de zomer aangenaam zijn om in te werken, en campussen met veel groen, waterpartijen en die ontmoeting en samenwerking bevorderen, zijn van groot belang.
Als rectoraal duo willen we het goede voorbeeld geven, met onze leiderschapsstijl, verbindende communicatie en kordate aanpak van zaken die toch fout lopen. Samen maken we het verschil, aan de hand van drie speerpunten:
- ‘Welzijn en gezondheid’ als fundamentele pijler van het universitaire ecosysteem
De UGent is een diverse gemeenschap van studenten en medewerkers die zich elk in een eigen fase van hun studie- of professionele loopbaan bevinden. Om talent tot volle ontwikkeling te laten komen en iedereen zijn doelstellingen te laten waarmaken, is het creëren van een veilige, stimulerende en gezonde studie- en werkomgeving waarin iedereen zich goed kan voelen, essentieel. Dit draagt niet alleen bij aan een positieve balans tussen een fysieke gezondheid, emotionele stabiliteit, veerkracht, zelfvertrouwen en stressbeheersing (mentaal welzijn). Het bevordert ook de sociale verbondenheid, zingeving en werkt bovendien performantiebevorderend.
Het actieplan Welzijn en Engagement@UGent dat recent werd voorgelegd aan de Raad van Bestuur, is gebouwd op de resultaten van de welzijnsbevraging uitgevoerd door Pulso in 2023, waar meer dan 4000 UGent’ers deelnamen. We onderschrijven de vier universiteitsbrede krachtlijnen uit dit plan: 1/ respectvol gedrag, 2/ sociale steun en waardering door/voor leidinggevenden, 3/ ontwikkelmogelijkheden en 4/ beheersen van de werkdruk en het belang van een open feedbackcultuur, verbindende communicatie en het aangaan van de dialoog rond werkdruk en (de)connectie. Ook de resultaten van de brede bevraging voor de OAP-geleding rond grensoverschrijdend gedrag aan de UGent (2022) verdienen blijvend prioritaire actie, zowel op het niveau van de Doctoral Schools, als van de faculteiten, vakgroepen en onderzoeksgroepen. Om met de aanbevelingen van deze onderzoeken aan de slag te kunnen gaan, zorgen we voor aangepaste vormingen en ondersteunende netwerken. Deze worden best ingebed in de bestaande structuren.
Uit de Columbusresultaten bij instromende studenten (januari ’25) blijkt dat zelfregulatie (de mate waarin studenten hun leerproces kunnen plannen en sturen) en motivatie de belangrijkste voorspellers zijn van studiesucces, en dat deze bovendien de cognitieve verschillen in voorkennis compenseren. Opdat studenten zich kunnen focussen op hun studies en gemotiveerd blijven, is hun mentale gezondheid van groot belang van bij de start van hun studietraject. Dat welzijn wordt onder meer bepaald door de mate waarin studenten zich betrokken voelen bij hun opleiding. Hier ligt dan ook een unieke kans voor opleidingen en docenten om in het postcovid-tijdperk in samenwerking met studenten aan de studiebetrokkenheid te werken.
Bij de doorstromende studenten aan de UGent wijzen de resultaten van diverse welzijnsbevragingen en focusgroepen op een verhoogde studiedruk, piekeren en eenzaamheid als belangrijkste bronnen van verminderd mentaal welzijn. In haar visienota 2023-2024 gaf de Gentse Studentenraad aan dat er echter bitter weinig studenten naar hulp zoeken bij psychosociale problemen. Hulp bij grensoverschrijdend gedrag en onderwijsklachten buiten beschouwing gelaten, lijkt de moeilijke stap naar psychosociale hulp meer om een toegankelijkheids- dan een serviceprobleem te gaan. In het rapport van de Gentse Studentenraad 2018-2019 over het mentaal welbevinden bij studenten (n=4382) gaven de studenten aan dat ze in het aanbod van mentale ondersteuning aspecten als vertrouwelijkheid, hulpcontinuïteit, persoonlijk contact, doorverwijzing op maat en continue beschikbaarheid het belangrijkst vinden. Aan deze nood is recent tegemoet gekomen met de opening van het ‘zorgcentrum voor studenten’, een gezamenlijk initiatief van alle hogeronderwijsinstellingen in Gent.
- Leading by example in een performante beleidsstructuur
We besteden extra aandacht aan de rol van leidinggevenden in het welzijnsbeleid. Wij geloven sterk in “leading by example”. We willen als rectoraal team het voorbeeld geven door prioriteit te geven aan welzijn in al haar facetten. We pakken structurele oorzaken van welzijnsproblemen aan (werkdruk, onzekere loopbaanperspectieven, …) en willen de broodnodige cultuuromslag in de manier waarop er wordt omgegaan met welzijnsproblemen en grensoverschrijdend gedrag eindelijk realiseren. We beschermen collega’s en studenten die klachten hebben, en ondersteunen hen actief.
We willen leidinggevenden op alle niveaus aanzetten en ondersteunen om zelf ook die cultuuromslag te maken. Heel wat leidinggevenden zijn bereid om problemen op te lossen, maar krijgen het gevoel daarin te weinig ondersteund te worden. Dit willen we veranderen. We geven leidinggevenden niet alleen de verantwoordelijkheid, maar ook de ondersteuning en middelen die ze nodig hebben om problemen op te lossen. Onder meer daarom wordt een beleidscel ‘Welzijn en Gezondheid’ opgericht die een verbindende rol vervult binnen de UGent-gemeenschap.
Deze cel krijgt volgende opdrachten:
- de ontwikkeling en monitoring van de digitale welzijnsplatformen voor studenten en medewerkers, elk opgebouwd uit drie pagina’s: een pagina met aanbevelingen en activiteiten om het mentale, fysieke en sociale welzijn te versterken; een pagina met informatie rond preventie én de mogelijkheid om kortstondig, psychologisch ondersteund te worden; en een pagina met informatie over mentale problemen en hoe hiermee om te gaan.
- het aangaan van een directe connectie met de diensten ‘welzijn’ van het Studentencentrum, het zorgcentrum, het team Welzijn en Engagement (HR), Trustpunt, het Comité Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) én met de facultaire welzijnsambassadeurs. Door een gecoördineerde aanpak met HR kunnen bijvoorbeeld initiatieven zoals het de aandacht voor respectvol gedrag in het onboardingsprogramma, ‘loopbaan op maat’ of ‘vlinderfuncties bij zorgkrediet/ouderschapsverlof’ ten gronde uitgewerkt en gestroomlijnd worden. Een afstemming van het beleid tussen verschillende diensten van de UGent zal er ten eerste voor zorgen dat goedwerkende initiatieven behouden blijven en verder uitgerold kunnen worden. Ten tweede kunnen zo knelpunten snel worden aangepakt.
- ‘welzijn en gezondheid’ op facultair niveau ondersteunen. We ondersteunen de uitrol van een netwerk van facultaire welzijnsambassadeurs die cruciaal zijn voor het sensibiliseren en duurzaam uitrollen van initiatieven rond welzijns- en gezondheidspromotie.
- Een betere opvolging van meldingen en klachten bij grensoverschrijdend gedrag
De UGent heeft sinds 2018 een gedragscode die van toepassing is voor studenten, medewerkers en iedereen die in contact komt met een student of medewerker van de universiteit. Onder meer na de Pano-reportage van 16 maart 2022 werd duidelijk dat onze instelling een versnelling hoger in haar beleid moest schakelen rond grensoverschrijdend gedrag. Dat blijkt ook uit interne documenten. In haar visienota 2023-2024 rapporteerde de Gentse Studentenraad dat, hoewel het een kleine steekproef betreft (n=21), een derde van de melders van grensoverschrijdend gedrag niet tevreden is over de psychosociale ondersteuning aan de UGent. Ook uit de bevraging van de OAP-geleding bleek dat heel wat personeelsleden geconfronteerd worden met grensoverschrijdend gedrag of welzijnsproblemen, en dat er te vaak geen oplossing is voor de gemelde problemen.
De recent uitgevoerd audit door Deloitte met betrekking tot Grensoverschrijdend Gedrag aan de UGent (2024) formuleerde een aantal aandachtspunten met betrekking tot 1/ de organisatie van de meldpunten (gescheiden voor studenten en personeel), 2/ de systematische opvolging van de meldingen, 3/ de psychosociale ondersteuning van de melders en 4/ de monitoring van de meldingen. Deze aanbevelingen moeten structureel verankerd worden in het welzijns- en gezondheidsbeleid aan de UGent.
Ten eerste zorgen we ervoor dat personeelsleden en studenten die een melding willen doen, waar ook binnen de universiteit, daarin ondersteund worden en desnoods worden doorverwezen naar het bevoegde meldpunt. We zorgen daarom voor een goede afstemming tussen de verschillende meldkanalen. We informeren daarnaast melders duidelijk over de mogelijkheden tot opvolging die er zijn, afhankelijk van het type melding dat ze doen. De meldingen dienen beleidsonafhankelijk, integer en in wederzijds overleg met de melder behandeld te worden. Elk meldpunt wordt bemand door een gecertificeerd vertrouwenspersoon. In navolging van het audit-rapport streven we op facultair niveau naar een uitrol van het laagdrempelig meldpunt zoals georganiseerd in de faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen.
Concreet hebben we de volgende werkwijze voor ogen:
- Informele meldingen moeten zowel anoniem als niet-anoniem kunnen gebeuren. De drempels moeten immers zo laag mogelijk zijn. Studenten zullen dit kunnen doen bij een facultair meldpunt of bij vertrouwenspersonen in het studentencentrum. Personeel kan in beide gevallen terecht bij Trustpunt. Alle meldingen worden centraal geregistreerd.
- Het facultaire meldpunt moet bij herhaalde meldingen over een persoon de decaan kunnen inlichten zodat kan bekeken worden of en hoe op de meldingen moet worden gereageerd.
- Binnen de beleidscel ‘Welzijn en Gezondheid’ worden medewerkers aangeduid die toegang hebben tot het overzicht van alle meldingen en de bevoegdheid krijgen om in situaties waarin er veelvuldig meldingen worden gemaakt, acties te ondernemen.Deze zijn in de eerste plaats oplossingsgericht, maar indien nodig moet verder onderzoek en eventueel een tuchtprocedure mogelijk zijn.
- De melder heeft op elk moment de mogelijkheid om te schakelen van een informele melding naar een formele klacht. Bij een klacht, die officieel en niet-anoniem is, kan de melder rekenen op bijstand bij het meldingsproces en op juridische en psychosociale ondersteuning waar nodig. Melders worden ook op de hoogte gebracht van de beschermingsregels die op hen van toepassing zijn, en worden daarin ook actief ondersteund. Zo beschermen we hen tegen mogelijke represailles die het gevolg zijn van hun klacht.
Met voorgaande voorstellen werken we aan een meer structurele verankering van en een betere afstemming van welzijns- en gezondheidsbeleid, en zo streven we naar een gezonde en veilige leefomgeving waarin alle studenten en medewerkers zich goed voelen. We reiken concrete en voor iedereen toegankelijke kanalen aan om het welzijn en de gezondheid te ondersteunen en te versterken, fysieke en mentale problemen te voorkomen en hulp in te roepen wanneer de gezondheid in het gedrang komt. Samen met de UGent’ers blijven we evalueren of het ondersteuningsaanbod tegemoet komt aan hun noden. Want een gezonde geest in een gezond lichaam bevordert niet alleen de individuele academische performance, het draagt ook bij aan de sociale verbondenheid en cohesie binnen onze UGent-gemeenschap.