Zonder digitale toepassing of ICT-infrastructuur zou onze universiteit vandaag niet meer functioneren. Zowel voor de ondersteuning van onderwijs, onderzoek en administratieve processen is dit essentieel. Het biedt zowel studenten als medewerkers de middelen om efficiënt te functioneren in een snel veranderende wereld. De platformen van de UGent vertonen sterke punten, zoals het Ufora-platform dat de toegang tot lesmateriaal vergemakkelijkt, de communicatie tussen studenten en docenten centraliseert en de organisatie van onderwijs- en examenactiviteiten ondersteunt. Eveneens spelen systemen zoals Oasis een essentiële rol in de studentenadministratie, door het beheer van inschrijvingen, persoonlijke gegevens, studiepunten en examenresultaten efficiënt te regelen. Onderzoekers kunnen via gespecialiseerde software en databases hun onderzoek beheren, zoals via Gismo. De recente focus op gegevensbeveiliging en privacy zorgt er bovendien voor dat gebruikers kunnen vertrouwen op een veilige digitale omgeving.
Hoewel de systemen aan de UGent aanzienlijke voordelen bieden, zijn er belangrijke verbeterpunten die de efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid kunnen optimaliseren, zodat de ICT-infrastructuur het niveau van toonaangevende internationale universiteiten kan bereiken. De systemen vertonen een aanzienlijke mate van fragmentatie, waardoor personeel en studenten vaak verschillende platformen moeten raadplegen. Dit zorgt voor verwarring en soms zelfs frustratie, en vermindert de efficiëntie. In de aankomende bestuursperiode zetten we daarom in op het volgende:
- (De toegang tot) ICT-systemen centraliseren en verbeteren
Het is voor iedere UGent’er herkenbaar: je meldt je aan op het ene platform, wil wisselen naar een ander en je moet dit opnieuw te doen; en afhankelijk van de taak, misschien enkele keren. Hierdoor verliezen medewerkers en studenten tijd, voelen de platformen minder toegankelijk aan en dit leidt tot frustratie. Daarom werken we aan een centraal toegangssysteem dat toegang biedt tot de diverse ICT-diensten via één interface om de gebruikservaring aanzienlijk te verbeteren. Door een single sign-on (SSO) systeem te implementeren, moet iedere UGent’er zich in één keer kunnen aanmelden en vervolgens toegang te krijgen tot alle noodzakelijke platforms.
Het is daarnaast van groot belang dat de UGent investeert in geïntegreerde systemen die zowel data-analyse als -beheer vereenvoudigen. Met UGI (het UGent Geïntegreerd Informatiesysteem) hebben we al een platform waarin veel data over onze studenten verzameld wordt. Faculteiten verzamelen echter nog bijkomende informatie in aparte databanken waardoor informatie niet steeds goed gelinkt kan worden, en de analyse en het beheer van gegevens efficiënter kan. Daarom stellen we voor naar een ruimer geïntegreerd systeem te gaan dat toelaat om centraal en facultair verzamelde informatie beter te linken, analyseren en beheren. Een dergelijke benadering zou de samenwerking tussen de verschillende universitaire diensten en faculteiten versterken en de algehele efficiëntie verbeteren.
- Administratieve processen vereenvoudigen en verminderen
De complexiteit van administratieve processen is een van de grootste ergernissen die gebruikers ervaren. De veelheid aan systemen en procedures voor taken zoals het aanvragen van contracten, het registreren van overboekingen of simpelweg het reserveren van lokalen leidt tot vertragingen en inefficiëntie. Waar digitale tools vaak tijdswinst beloven voor de eindgebruiker, wordt in de praktijk vaak niet voldoende rekening gehouden met de administratieve last die gepaard gaat met de invoer van gegevens en het uitvoeren van goedkeuringsstappen, bijvoorbeeld in SuccessFactors. Dit resulteert in werkdruk voor de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het controleren en goedkeuren van administratieve aanvragen, terwijl studenten en personeel gedwongen worden te wachten op antwoorden of goedkeuringen, bijvoorbeeld bij reservaties in TimeEdit. Deze inefficiëntie vergroot de kloof tussen de ideale digitale ervaring en de dagelijkse praktijk, wat het vertrouwen in het systeem ondermijnt. Samen met de Universiteitsdiensten zoeken we daarom proactief naar verbetermogelijkheden in de verschillende systemen en bijhorende reglementen.
Een ander belangrijk punt van verbetering betreft de administratieve processen zelf. Het is essentieel dat er gestreefd wordt naar eenvoudiger gedefinieerde workflows die minder stappen vereisen, en waarbij minder interactie tussen faculteiten en ondersteunende diensten nodig is. Complexe processen die meerdere goedkeuringen en invoer van gegevens vereisen, moeten worden vereenvoudigd zodat vertragingen tot een minimum worden beperkt. Door de werkdruk van de administratieve medewerkers te verlichten, wordt niet alleen hun eigen productiviteit verhoogd, maar kunnen ook de doorlooptijden voor gebruikers aanzienlijk worden verkort. Eveneens hieromtrent menen we dat het een verantwoordelijkheid is van het bestuur om dit actief op te volgen om de werkervaring van alle UGent’ers te verbeteren.
- Financiering van datasets, gegevensbeheer en technologie voor onderzoek
Veel onderzoeksprojecten zijn afhankelijk van datasets waarvoor een hoge jaarlijkse licentiekost geldt. Dit brengt de continuïteit van onderzoek in gevaar en verhoogt de financiële druk op individuele onderzoeksgroepen. Daarom moet er een structurele financiering voor datasets worden voorzien, zodat onderzoekers zich kunnen concentreren op hun wetenschappelijke activiteiten zonder zich jaarlijks zorgen te maken over de financiering van hun datatoegang. Daarnaast moet er structurele basisfinanciering voor Core Facilities worden geïmplementeerd. Dit zou het financiële beheer van infrastructuur en onderzoeksapparatuur vergemakkelijken en de continuïteit van onderzoeksactiviteiten verzekeren.
We zijn er ons verder van bewust dat het gebruik van verschillende ICT-tools en programma’s komen met aanzienlijke kosten. Online databanken, onderzoekssoftware, de platformen die we gebruiken voor onze onderwijsactiviteiten zijn de afgelopen jaren al duurder geworden en deze evolutie zal zich in de toekomst hoogstwaarschijnlijk verderzetten. Om te vermijden dat studenten en onderzoekers toegang verliezen tot de noodzakelijke systemen, blijven we dit als universiteit opvolgen en binnen de begroting van de UGent de nodige middelen voorzien.
Bovendien moet de universiteit blijven investeren in innovatieve technologieën die het wetenschappelijk onderzoek kunnen bevorderen. Het inzetten van (cloudgebaseerde) rekenkracht en geavanceerde tools voor datamanagement kan de capaciteit van onderzoekers vergroten om grote hoeveelheden gegevens te verwerken en geavanceerde analyses uit te voeren. Deze systemen moeten ook open wetenschap en samenwerking met internationale onderzoeksinstellingen en andere partners toelaten. Het delen van kennis en data kan de zichtbaarheid van het onderzoek en van de UGent als universiteit versterken en bijdragen aan de vooruitgang van wetenschappelijke kennis.
- Open acces- publicaties goedkoper maken
Wanneer we als universiteit publieke middelen investeren in onderzoek, datasets, infrastructuur … is het logisch dat we zo veel als mogelijk inzetten op de publieke toegankelijkheid van onderzoeksoutput. De nood aan open-access publicaties groeit, en er is nood aan strategische onderhandelingen met uitgevers om de kosten te drukken. Andere universiteiten hebben reeds contracten afgesloten om publicatiefees te verminderen, en UGent zou hierin een actievere rol kunnen spelen.
- Gebruiksvriendelijkheid voorop
Gebruiksvriendelijkheid moet het uitgangspunt zijn bij alle tools en dashboards. Naast de voorgaande voorstellen, werken we daarom toe naar een betere toegang tot de verschillende systemen, zodat gebruikers deze niet alleen op desktopcomputers, maar ook via mobiele apparaten kunnen gebruikt worden. Zo kunnen studenten en personeel altijd en overal toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben. Dat moet natuurlijk samengaan met het herontwerpen van interfaces van bestaande systemen. Dit kan bijvoorbeeld door toe te laten dashboards te personaliseren, waardoor gebruikers snel inzicht krijgen in de voor hen relevante informatie en gemakkelijk toegang hebben tot de tools die ze dagelijks nodig hebben.
Om de efficiëntie van het systeem verder te vergroten, moet er geïnvesteerd worden in technische ondersteuning en klantenservice. Naast de hulp via de huidige helpdesks, willen we inzetten op het aanbieden van hulp via selfservice portals en geautomatiseerde chatbots zodat gebruikers sneller antwoorden vinden op veelvoorkomende vragen. Via de vragen die dan veel voorkomen, kunnen we bovendien inzetten op de verbetering van de systemen. Dit moet passen in een bredere cultuur van continue verbetering en feedback. Regelmatige feedback van studenten en medewerkers over hun ervaringen met de ICT-systemen kan de universiteit helpen snel in te spelen op problemen en behoeften die nog niet goed genoeg worden vervuld. Door dit soort feedbacksystemen te integreren, kan de UGent blijven groeien en haar ICT-omgeving blijven optimaliseren.